Egy sikeres céges rendezvény mögött ritkán áll egyetlen szolgáltató. A vendég számára egyetlen egységes élmény jelenik meg, a háttérben azonban rendezvényszervezők, helyszínek, technikai szolgáltatók, DJ-k, fellépők, cateringesek, dekorosok és számos más szakember dolgozik együtt, egy közös célért.
Éppen ezért egy rendezvényszervező ügynökség számára különösen fontos, hogy olyan partnerekkel alakítson ki együttműködést, akik nemcsak kiválóan teljesítenek a saját szakterületükön, hanem értik a rendezvényszervező gondolkodását is.
A Welovevent és a SoundTeam együttműködése pontosan erre épül. Az idei, 2026-os évben több mint hat közös rendezvényen dolgozik együtt a két vállalkozás, amelyek között 100 és 200 fős szakmai események, valamint egy nagyobb, 420 fős szakmai konferencia is szerepel. A közös munkák – a teljesség igénye nélkül – a Mercure Castle Hill, a Grand Hotel Esztergom és az Aquaworld Budapest szállodákban valósultak meg.
Erről, a stratégiai partnerkapcsolatok jelentőségéről, és arról beszélgettünk, hogy végül miért az ügyfél jár a legjobban, ha két szolgáltató ennyire jól ismeri egymás működését.
Két külön szakterület, egy közös cél
Németh Gergő, Welovevent: A Weloveventnél több mint egy évtizede foglalkozunk céges rendezvények szervezésével. Konferenciákat, évzárókat, gálákat, partneri rendezvényeket, csapatépítőket és nagyobb vállalati eseményeket szervezünk. A munkánk egyik fontos része a megfelelő helyszín és a megfelelő szolgáltatói kör megtalálása és koordinációja.
Számunkra egy rendezvény akkor igazán sikeres, ha az ügyfélnek nem kell a háttérben zajló folyamatokkal foglalkoznia, és a rendezvény végén az eseményre nem kiadásként, hanem befektetésként tud tekinteni. Befektetésként a kollégákba. A partnerekbe. A vállalat jövőjébe. Mi felelünk a szervezésért, hogy ő valóban vendég lehessen a saját rendezvényén.
Szabó Emil, SoundTeam: A SoundTeam oldaláról nézve mi elsősorban a magas színvonalú rendezvénytechnikai és DJ-szolgáltatásokért felelünk. Hangosítás, fénytechnika, DJ, technikai háttér és mindaz, ami ahhoz szükséges, hogy egy rendezvény programja és hangulata megfelelő technikai környezetben valósuljon meg.
A mi munkánk egy része nagyon látványos a rendezvényen – például a DJ vagy a fénytechnika –, de legalább ilyen fontos az a háttérmunka, amit a vendég sokszor észre sem vesz.
És talán éppen ez az egyik közös pont a két cég működésében: ha jól végezzük a dolgunkat, az ügyfél sokszor csak azt látja, hogy minden működik.
Mit jelent egy stratégiai partner?
Németh Gergő: A stratégiai partner számomra sokkal többet jelent annál, mint hogy van egy telefonszámunk, amit felhívhatunk, ha szükség van hangosításra vagy DJ-re.
Egy rendezvényügynökség rengeteg szolgáltatóval dolgozik. Lehet több technikai céget ismerni, lehet több DJ-t ajánlani, de egy idő után nagyon nagy értéket jelent, ha van néhány olyan partnerünk, akiről pontosan tudjuk, hogyan dolgozik.
Tudjuk, hogyan kommunikál. Tudjuk, hogyan reagál egy váratlan helyzetre. Tudjuk, milyen technikai színvonalat képvisel. Tudjuk, hogy egy adott rendezvénytípushoz melyik megoldást fogja javasolni.
És ami talán a legfontosabb: nem kell minden alkalommal elölről felépíteni a közös munkafolyamatot.
A jó együttműködés nem a rendezvény napján kezdődik
Szabó Emil: Pontosan. Szerintem egy ilyen együttműködés legnagyobb előnye az, hogy a rendezvény napján már nem egymást kell „megszoknunk”.
Ha egy új partnerrel dolgozunk, akkor természetesen mindenki a saját működését követi. Egy idő után viszont, amikor már több közös projekt van mögöttünk, kialakul egy közös nyelv.
Gergőék tudják, milyen információkra van szükségünk. Mi pedig tudjuk, hogy egy rendezvényszervezőnek milyen határidők és szempontok fontosak. Ez sok apró egyeztetéstől és félreértéstől tudja megkímélni a projektet.
Németh Gergő: És ez az ügyfél szempontjából óriási előny. Mert az ügyfelet valójában nem az érdekli, hogy a rendezvényszervező és a technikai szolgáltató hogyan kommunikál egymással. Ő azt szeretné, hogy a konferencián működjön a mikrofon, időben induljon a prezentáció, megfelelő legyen a hangzás, jól működjön a fénytechnika, jó állapotú legyen a színpad, a DJ pedig pontosan azt a hangulatot hozza, amit az esemény megkíván.
Ha ehhez nekünk nem kell tíz külön telefonhívást lebonyolítani, az már önmagában érték.
A közös munka a gyakorlatban
100 fős biztosításszakmai rendezvény a Pullman Hotelben
Németh Gergő: Az egyik közös rendezvényünk egy körülbelül 100 fős biztosításszakmai esemény volt a Pullman Hotelben.
Egy ilyen rendezvény elsőre nem feltétlenül tűnik óriásinak. De egy szakmai eseménynél különösen fontos a pontosság. Az előadások, prezentációk, mikrofonok, háttérzene, szünetek és az esti program mind egyetlen forgatókönyv részei. Le kellett hoznunk a díjátadót, és az esti bulit is úgy kellett megvalósítanunk, hogy az ügyfél vendégei nagyon jól érezzék magukat! Szerencsére nagyon jó visszajelzések születtek, és még mi, a szervezők is táncoltunk!
Szabó Emil: És itt jön be az, hogy mennyire fontos a rendezvény egészének ismerete. Mi nem egyszerűen azt kapjuk feladatként, hogy „kell két mikrofon és egy DJ”. Ismerjük a programot, tudjuk, mikor mi történik, milyen típusú közönség érkezik, és ennek megfelelően tudjuk felépíteni a technikai és DJ szolgáltatási oldalt.
Ez egészen más munkát jelent, mint amikor valaki csak egy technikai listát küld át. Gergőnek és a Welovevent ügynökségnek kiemelten fontos, hogy minden résztvevő és szolgáltató értse a feladatát, a rendezvényt.
200 fős AI-konferencia a Mercure Castle Hillben
Németh Gergő: A másik közös projektünk egy körülbelül 200 fős AI-konferencia volt a Mercure Castle Hillben.
Egy technológiai témájú konferenciánál már önmagában a technikai háttér is kiemelt jelentőségű. Az előadások, prezentációk, mikrofonok, vetítés, hangzás és az előadók mozgása mind nagyon pontos koordinációt igényel.
Szabó Emil: Ilyenkor különösen fontos, hogy a technikai csapat már a tervezési fázisban bekapcsolódjon. Minél előbb látjuk a programot, a helyszínt és az elvárásokat, annál jobban tudjuk optimalizálni a technikai megoldást. És ez szerintem egyre fontosabb lesz a jövőben.
A rendezvénytechnika folyamatosan fejlődik. Ma már sokkal több lehetőség van, mint néhány évvel ezelőtt, ugyanakkor sokkal több technikai elem is kerülhet be egy rendezvénybe. Ezért nem az a cél, hogy mindenáron a legújabb technológiát használjuk, hanem hogy az adott esemény céljához megtaláljuk a megfelelő technológiai megoldást.
Amikor a kapcsolat már előre gondolkodik
Németh Gergő: Szerintem itt érkeztünk el a stratégiai együttműködés egyik legfontosabb részéhez. Egy jó partner nemcsak végrehajtja, amit kérünk tőle. Gondolkodik velünk.
Ha például egy új rendezvénybriefet kapunk, már előre tudjuk, milyen technikai megoldásokat érdemes Emillel átbeszélni. Ő pedig olyan szempontokat is fel tud vetni, amelyekre adott esetben mi sem gondoltunk. Ez nagyon sokat hozzá tud adni egy projekt sikeréhez.
Szabó Emil: És fordítva is igaz. Mi sok technikai megoldást ismerünk, de nem feltétlenül látjuk az egész rendezvényt olyan szemmel, mint egy rendezvényszervező ügynökség.
Gergőék viszont ismerik az ügyfelet, a célokat, a költségkeretet, a vendégkört és a rendezvény egészének dramaturgiáját. Ezért tudjuk együtt megtalálni azt a pontot, ahol a technikai lehetőségek és az ügyfél valós igényei találkoznak.
420 fős szakmai rendezvény – Grand Hotel Esztergom
Németh Gergő: A közös munkánk most is folytatódik. A Grand Hotel Esztergomban egy 420 fős biztosításszakmai rendezvényen fogunk együtt dolgozni, és lesz egy körülbelül 200 fős pénzügyi témájú eseményünk is.
Emellett egy 200 fős, orvosi területen működő partnerünk karácsonyi gálája is várható, ahol szintén együtt dolgozunk majd. Tehát nem egy-egy projektről beszélünk, hanem egy folyamatosan épülő együttműködésről.
Szabó Emil: És idén már több mint hat közös rendezvényünk lesz. Ez önmagában szerintem jól mutatja, hogy működik a rendszer. Egy együttműködés akkor válik igazán értékessé, amikor nem egyetlen projektre szól, hanem kialakul egy olyan bizalom, amelyre a következő rendezvényeknél már lehet építeni.
Miért az ügyfél jár a legjobban?
Németh Gergő: A végén mindig ide jutunk vissza. Nem azért fontos nekünk, hogy jól működjünk együtt, mert nekünk kényelmesebb. Hanem azért, mert az ügyfél kap jobb szolgáltatást.
Ha a rendezvényszervező és a technikai szolgáltató már ismeri egymást, gyorsabb a kommunikáció, kevesebb a félreértés, könnyebb reagálni a változásokra, és sokkal hamarabb lehet megoldást találni egy problémára.
Szabó Emil: És van még egy nagyon fontos dolog: a bizalom. Ha Gergőék azt mondják egy helyzetről, hogy „Emil, erre szerintünk ez lesz a jó megoldás”, akkor nem kell minden alkalommal három másik szolgáltatótól ajánlatot kérni csak azért, hogy összehasonlítsuk. Mi ismerjük egymás munkáját.
Ez nem azt jelenti, hogy automatikusan ugyanazt a megoldást választjuk. Éppen ellenkezőleg: lehet egymással szakmailag vitatkozni, javasolni, jobb ötletet hozni. A cél ugyanaz: a rendezvény legyen jobb.
A stratégiai partnerség nem kizárólag üzleti kapcsolat
Németh Gergő: Folyamatosan bizonyítást nyer, hogy egy rendezvényügynökség értékének legfontosabb része a kapcsolati tőkéje. Nem elég, hogy van egy jó csapatunk. Tudnunk kell, kik azok a szakemberek, akikhez egy adott projektnél érdemes fordulni.
És ez nem feltétlenül azt jelenti, hogy mindig ugyanazokat a partnereket választjuk. Azt jelenti, hogy ismerjük a piacot, és tudjuk, kit mikor érdemes bevonni.
Szabó Emil: Ezért tartom én is stratégiai kapcsolatnak a Weloveventtel való együttműködést. Mi a saját területünkön tudunk hozzáadott értéket adni, a Welovevent pedig a teljes rendezvényben gondolkodik. A két terület nagyon jól kiegészíti egymást.
És mit hoz a jövő?
Szabó Emil: Szerintem a rendezvények egyre komplexebbek lesznek. Egyre több technológia jelenik meg, egyre fontosabb lesz az élmény, ugyanakkor az ügyfelek továbbra is azt szeretnék, hogy a rendezvényük professzionális, megbízható és gördülékeny legyen.
Ebben a környezetben szerintem azok az együttműködések lesznek igazán értékesek, ahol a szolgáltatók nem egymás mellett dolgoznak, hanem egymással együtt gondolkodnak.
Németh Gergő: Ezzel teljesen egyetértek. A Welovevent számára a jövőben is az egyik legfontosabb feladat az lesz, hogy olyan szakmai partnerekkel dolgozzunk együtt, akikben megbízunk, akiknek ismerjük a munkáját, és akik ugyanazt a minőséget képviselik, amit mi az ügyfeleinknek ígérünk.
A SoundTeam ebben nagyon jó partnerünk. Az idei év több mint hat közös rendezvénye pedig azt mutatja, hogy az együttműködésünk nemcsak gördülékeny, hanem hosszú távon is működőképes és jövőbemutató.
Egy rendezvény sikere sokszor a háttérben dől el
A vendégek egy sikeres rendezvényből általában az élményt viszik haza. Egy jó előadást. Egy emlékezetes vacsorát. Egy izgalmas programot. Egy jól működő technikai megoldást. Egy jó zenét.
A háttérben azonban mindez csak akkor áll össze egyetlen egységes élménnyé, ha a rendezvény mögött dolgozó szakemberek értik egymást, bíznak egymásban, és közös célért dolgoznak.
A Welovevent és a SoundTeam együttműködése ennek jó példája. Két külön szakterület, két külön vállalkozás, de egy közös gondolkodás: professzionális, gördülékeny és emlékezetes rendezvény – az ügyfél számára minél kevesebb stresszel.
És talán éppen ez a stratégiai partnerkapcsolatok valódi értéke: amikor a háttérben két szolgáltató összehangolt munkája láthatatlan marad – mert a rendezvény egyszerűen jól működik.
A cikkben szereplő rendezvénytechnikai és DJ-szolgáltatásokat a SoundTeam biztosítja.
Weboldal: www.soundteam.hu